Datenschutz­hinweise/-information für Hinweisgeber und der von der Meldung betroffenen Personen unseres Hinweis­geber­systems (nach dem Hinweis­geber­schutz­gesetz [HinSchG])

Da Sie im Rahmen unseres Hinweisgebersystems mit unserem Unternehmen in Kontakt treten oder in Kontakt getreten sind, möchten wir Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem erteilen.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Personenbezogene Daten sind Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen z.B. der bürgerliche Name, die Anschrift, die Telefonnummer und das Geburtsdatum, aber auch alle anderen Daten, die auf eine bestimmbare Person bezogen werden können.

Unsere Datenschutzpraxis steht im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere denen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO). Die nachfolgenden Datenschutzhinweise dienen der Erfüllung der sich aus der DSGVO ergebenden Informationspflichten. Diese finden sich z.B. in Art. 13 und Art. 14 ff. DSGVO.

 

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist derjenige, der allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Im Hinblick auf unser Hinweisgebersystem ist der Verantwortliche:

EMOD MOTOREN GmbH
Zur Kuppe 1, D-36364 Bad Salzschlirf

E-Mail:   info(at)emod-motoren.de
Tel.:        +49 (0) 6648 / 51 - 0
Fax:        +49 (0) 6648 / 51 - 143

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite:

https://www.emod-motoren.de/impressum/

 

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet:

  • Angaben über die von der Meldung betroffenen Personen (z.B. Vorname, Name, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung),
  • Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte,
  • ggf. Angaben über den Hinweisgeber = die meldende Person (z.B. Vorname, Name, Kontaktdaten wie z.B. E‑Mailadresse).
    • Da das Meldeverfahren der EMOD MOTOREN GmbH regelt, dass Hinweise auch anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.

Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße bei der EMOD MOTOREN GmbH, insbesondere über strafbare Handlungen im Bereich der Wirtschaftskriminalität und Korruption.

Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

 

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m § 12 HinSchG verarbeitet.

In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der EMOD MOTOREN GmbH. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße in Zusammenhang mit der EMOD MOTOREN GmbH zu bearbeiten und die EMOD MOTOREN GmbH und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z.B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.

 

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Nach § 11 Abs. 5 HinSchG wird die Dokumentation zu Meldungen drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen.

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.

 

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Die EMOD MOTOREN GmbH stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.

Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen der EMOD MOTOREN GmbH oder, sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind, an Tochtergesellschaften der EMOD MOTOREN GmbH im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

 

Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden sowohl auf den internen Servern des Verantwortlichen als auch in dem Online-Hinweisgebersystem „audatis MANAGER“ von „audatis Services GmbH“ (Luisenstraße 1, D-32052 Herford) verarbeitet.

Dabei werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.

 

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

 

Unser Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten gem. Art. 37 DSGVO in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

EMOD MOTOREN GmbH
- An den Datenschutzbeauftragten -
Zur Kuppe 1, D-36364 Bad Salzschlirf
E-Mail: datenschutz[at]emod-motoren.de

 

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen im Verarbeitungsprozess oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

 

Fragen?

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen und Auskünfte zur Verfügung:

EMOD MOTOREN GmbH
Zur Kuppe 1, D-36364 Bad Salzschlirf
E-Mail:   info(at)emod-motoren.de
Tel.:        +49 (0) 6648 / 51 - 0